Das tägliche Aufkommen von Eingangsrechnungen und deren Abwicklung stellt für unseren Kunden, ein Kommunalbetrieb mit etwa 600 Mitarbeitern, einen beträchtlichen Aufwand dar. Nicht selten kommt es zu Rückfragen, notwendigen Korrekturen, Nachforderungen oder zur Splittung von Rechnungen.

Um den Rechnungseingang vollständig zu digitalisieren, wurde ein eigenes Softwaremodul für die bestehende Portallösung des Kunden entwickelt. Dieses führt den statusbasierten Prozess jeder einzelnen Rechnung, indem es diese an die Verantwortlichen weiterleitet und die Freigeber benachrichtigt.

Die Rechnungsdaten werden an die Buchhaltungssoftware übertragen, um die Zahlung durchzuführen. Abschließend wird die Rechnung mit einem digitalen Stempel versehen und automatisch archiviert.

Durch die digitale Prozessführung werden die Durchlaufzeiten deutlich verkürzt, Zahlungsziele eingehalten und in vielen Fällen Skontoabzug geltend gemacht. Der Rechnungslauf in Papierform ist endgültig Geschichte und die Abwicklung jeder einzelnen Rechnung nun jederzeit nachvollziehbar.